Każdy, kto choć raz zlecał stworzenie aplikacji lub strony internetowej, wie, że to co mamy w głowie, nie zawsze przypomina efekt otrzymany od profesjonalisty. By uniknąć niespójności, konkretnie przedstawić swoją wizję, ale też wybrać najlepszego wykonawcę, który zrealizuje nasz projekt w budżecie i terminie, musimy nauczyć się tworzyć briefy. Jak napisać brief dla software house’u i co to tak właściwie jest?
Masz pomysł na biznes, aplikację lub stronę internetową? Wiesz, co chcesz zyskać i stoisz przed wyborem software house’u, który zrealizuje twój projekt? Zatrzymaj się na chwilę! Wiem, że przepełnia cię entuzjazm, ale zamiast wysyłać ogólnikowe maile, poświęć trochę czasu na przygotowanie wstępnego briefu. Dzięki niemu komunikacja z software house’m będzie szybsza, przyjemniejsza, a przede wszystkim – konkretna.
Co to jest brief?
Brief (z angielskiego: streszczenie) to krótki dokument przygotowany przez klienta, w celu nawiązania współpracy z firmą produkującą oprogramowanie. Dobrze zrobiony brief zawiera podstawowy zestaw informacji umożliwiający szybsze przejście w rozmowie do konkretów. I choć nie należy go mylić ze specyfikacją, to zwykle zawiera tyle konkretów, że może być wstępem do jakościowej komunikacji i zabezpieczeniem dla obu stron.
Dlaczego warto napisać brief dla software house’u?
Dzięki briefowi software house może wstępnie określić, czy zmieści się w terminie i budżecie, a także dokładniej przygotować do rozmów o szczegółach. Bywa, że software house ma swój wzór briefu, który przesyła klientowi do uzupełnienia lub że brief spisywany jest w trakcie rozmów, jednak dobrą praktyką jest przygotować go samodzielnie, już na etapie nawiązywanie pierwszego kontaktu.
Dlaczego? Pisanie briefu nie tylko poprawi jakość komunikacji z wykonawcą. Firma wytwarzająca oprogramowanie na podstawie briefu może określić swoje możliwości, a także zaproponować tańsze rozwiązania. Przede wszystkim jednak brief ułatwi nam uporządkowanie wszystkich informacji dotyczących aplikacji lub strony www, którą chcemy zamówić. W momencie, w którym zaczynamy spisywać nasze założenia, projekt nabiera kształtów. Dostrzegamy coraz więcej detali i w naszej głowie rodzą się pytania, które na pewno zadałby software house. Robiąc brief podsumowujemy swój pomysł i go porządkujemy. Dzięki precyzyjnej i klarownej wizji łatwiej nam wybrać wykonawcę, który faktycznie umie sprostać naszym oczekiwaniom.
Brief to sposób, na przyspieszenie prac i podniesienie jakości komunikacji. Tylko jak go stworzyć?
Co zawiera brief dla software house’u?
Dobrze napisany brief zwykle mieści się na kilku stronach A4, rzadko przekracza liczbę pięciu kartek, chyba że mówimy o naprawdę dużym projekcie. Fakt, że po raz pierwszy go piszemy, nie powinien nas zniechęcać. Wiele osób nie pisze briefu, bojąc się, że stworzy go w nieprofesjonalny sposób. Tymczasem jakiekolwiek próby spisania założeń pozytywnie wpływają na dalszą pracę, a brief to nie umowa. To wstęp do rozmów, by programiści na kolejnych etapach mogli być lepiej przygotowani. Co właściwie powinien zawierać taki brief? Nie istnieje jedna konkretna lista wytycznych, ponieważ wiele zależy od projektu. Jednak kierując się poniższymi wskazówkami, na pewno stworzysz brief zawierający niezbędne informacje.
Informacje o firmie
Choć ty doskonale znasz swoją firmę, potencjalny wykonawca nie musi. Oszczędź mu researchu i przedstaw swoją działalność. Krótko i zwięźle napisz czym się zajmujecie, kim są wasi odbiorcy, jakie macie plany rozwojowe i na jakich rynkach działacie. Nie zapomnij podać danych kontaktowych!
Opisanie pomysłu.
Masz pomysł? Świetnie! Teraz wyjaśnij w briefie skąd się wziął i jakie cele ci przyświecały. Może twoim celem jest ułatwienie pracy osobom w firmie, a może chcesz dotrzeć do nowych klientów? Zwiększyć zasięgi lub rozpocząć sprzedaż? Jasno określ swoje cele, a także grupę docelową, do której adresujesz produkt. Inaczej będzie wyglądała aplikacja dla osób starszych, a inaczej dla kobiet zajmujących się biznesem.
Skrócony opis projektu
To powinien być najobszerniejszy element twojego (krótkiego) briefu. Dokładnie opisz projekt. Spróbuj odpowiedzieć na pytania o niezbędne funkcjonalności, co aplikacja ma robić, jakie elementy powinna zawierać. Na przykład prosta strona wizytówka powinna zawierać informacje o firmie i dane kontaktowe, czasem portfolio i służyć promocji. A sklep powinien być bogaty w produkty, zawierać na przykład opcję porównania dwóch produktów lub wyszukiwarkę.
W tym miejscu nie szczędź detali! Jeśli posiadasz szkice lub makiety – dołącz je. Jeśli aplikacja już funkcjonuje i chcesz ją odświeżyć – poinformuj o tym.
Nie bój się też zajrzeć do konkurencji i umieścić tu przykłady rozwiązań, które ci się podobają u innych.
Budżet i czas realizacji
Choć szczegółowy budżet i harmonogram powstaną dopiero na etapie ustalania szczegółów, to dobrze zrobisz, jeśli określisz widełki, na jakie możesz sobie pozwolić. Dzięki temu software house od razu będzie wiedział, czy jest w stanie zrealizować projekt w zakładanym budżecie lub podpowie, które elementy w projekcie warto uprościć, a w które lepiej zainwestować więcej.
Najczęstsze błędy popełniane w briefach
Choć, jak padło wcześniej: brief nie musi być idealny, to warto zadbać o detale i nie popełnić tych najczęstszych błędów!
Firmy czasami boją się, że ktoś ukradnie im pomysł, dlatego opisują pomysł bardzo ogólnie. Jednak zbyt ogólne informacje i brak zaufania do potencjalnego partnera utrudnią rozpoczęcie prac.
Ukrywanie przewidywanego budżetu jest kolejnym z popularnych grzeszków. Choć ciężko nam ocenić wartość produktu, zwłaszcza, gdy zamawiamy go po raz pierwszy, warto zastanowić się jaką kwotę możemy przeznaczyć na jego realizację.
Nawet najlepiej przygotowany brief nie ma żadnej wartości, jeśli zapomnimy umieścić w nim dane kontaktowe.
Używanie dziwnych, niepopularnych formatów plików też może być problemem utrudniającym komunikację i czyniącym brief nieprzydatnym. Najlepiej ograniczyć się do najpopularniejszych formatów dokumentów, choćby do formatu pdf.
Brief dla software house’u
Dobrze przygotowany brief ułatwi proces komunikacji z software house’m. Jego zaletą jest możliwość pokazania, że się wie, czego chce i wstępnego przemyślenia elementów, o których wcześniej mogliśmy zapomnieć. Zdecydowanie warto poświęcić czas i przygotować taki dokument. Zyskają na tym wszyscy.
Brak komentarzy